哈佛商學院管理學教授羅伯特·卡普蘭（Robert S. Kaplan）近日提出了一個商務案例引起了廣泛的關注：一家中型制造企業(yè)的CEO感覺自己被工作壓得喘不過氣來，這讓他在面對主要的競爭對手時越來越力不從心。這位CEO說自己上任之初就承擔著二十幾項人事評審工作，至今仍兼任著公司銷售經(jīng)理一職，同時他還承擔著管理助理和所有行政管理人員的職責，目前管理的人員數(shù)量已高達300多人。他在干這些工作時感到得心應手，但也強烈感到需要投入足夠的時間到公司戰(zhàn)略和競爭分析上。兩家主要的競爭對手進行了合并，他的下屬一直在敦促他重點關注這一方面，但他總是抽不出時間。抽不出時間，或者大量的時間花費在與公司成長、業(yè)績增長無關的事情上，是困擾眾多中小型企業(yè)管理者的問題。華望視頻會議系統(tǒng)在這方面，顯現(xiàn)出了突出的作用，并提供了大量幫助企業(yè)提升的空間。
為何迫切事項總被忽略
卡普蘭教授認為，很多時候，讓領導者們苦苦掙扎的就是時間分配和企業(yè)迫切的事項脫節(jié)。為什么領導者很難及時意識到呢？原因有很多。首先，身處日常事務和緊急情況交織的混亂工作環(huán)境中，領導者往往很難跟蹤自己的實際時間使用情況。其次，許多領導者都沒有明確自己的前三到五項優(yōu)先事項，他們可能意識到了未能做到有效使用時間，但往往并不知道該如何去更明智地使用時間。此外，出于各方面的原因，許多管理者在他人請求占用自己時間時，常常很難拒絕。于是，在如何支配自己的時間問題上，他們總是被他人及事件或推或拉地陷入了沒有多少選擇的境地。
開始為改變困境的準備
管理者如何發(fā)現(xiàn)時間分配上的問題？卡普蘭教授介紹了一種簡單而有效的時間管理方法，他自己也曾經(jīng)采用過，并向眾多的專業(yè)人員推薦過。具體做法是：選定兩周的時間，用一份表格來對你每一個小時的工作情況進行記錄，接下來將它分解并歸入到各個日常工作行為類別當中，例如：戰(zhàn)略規(guī)劃、客戶聯(lián)系、銷售和市場營銷活動、投資者和董事會成員之間的互動、媒體之間的互動、對直接下屬的監(jiān)管、競爭分析、招聘、創(chuàng)新（產(chǎn)品、工藝流程或其他）、與員工之間的交流/互動、預算、費用審批，包括審批差旅費和其他開支報告、自己的日程安排、其他行政事項。
另一方面，華望視頻會議系統(tǒng)，以超強的機動性、高網(wǎng)絡適應度，強大的音視頻交換和數(shù)據(jù)傳輸、共享功能，是企業(yè)管理模式革新、中小企業(yè)規(guī)范管理，提高效能，實現(xiàn)辦公科技化的主要力量。是提升時間管理的科技工具。
目前，華望視頻會議系統(tǒng)做為國內(nèi)視頻會議行業(yè)的佼佼者，已為包括北京奧運會安保中心在內(nèi)的百余家政府機關、企事業(yè)單位提供了視頻會議系統(tǒng)服務。技術上已達到國際領先水平，7X24小時全時技術服務，為企業(yè)量身定制解決方案等獨有服務，受到廣大客戶的一致好評。
學會系統(tǒng)、高效的支配時間
管理者如何支配自己的時間，其實是在向人們傳達了你所重視的事情。戰(zhàn)略規(guī)劃、客戶聯(lián)系、銷售和市場營銷活動、投資者和董事會成員之間的互動、媒體之間的互動、對直接下屬的監(jiān)管、競爭分析、招聘、創(chuàng)新（產(chǎn)品、工藝流程或其他）、與員工之間的交流/互動、預算、費用審批，包括審批差旅費和其他開支報告、自己的日程安排、其他行政事項。
作為企業(yè)管理者的CEO的中心顯然應擺在戰(zhàn)略規(guī)劃、投資者和董事會成員之間的互動和對直接下屬（中高層管理者）的監(jiān)管上。華望視頻會議系統(tǒng)能夠支持數(shù)量多個接入點同時參加視頻會議的大中視頻會議室。接入點可由企業(yè)根據(jù)實際情況靈活選擇。同時，啟用業(yè)界領先的多路混音技術，支持多達幾十方音頻同時混音。輔以領先音頻前后處理技術，包括噪聲抑制，自動增益以及回音消除。保證視頻會議的召開質(zhì)量。可以保證CEO以短的準備時間、及時的反應時間、科學的調(diào)度時間來完成中心工作，而不會將時間浪費在路途、會議時間的權衡、召集上。
相關部門的直接負責人，則將他們的工作重心集中于客戶聯(lián)系、銷售和市場營銷活動、媒體之間的互動、招聘、創(chuàng)新（產(chǎn)品、工藝流程或其他）等專業(yè)層面上。華望視頻會議系統(tǒng)采用SIP協(xié)議，兼容H.323協(xié)議，具有更好的擴展性和安全性，專有的音頻、視頻QOS技術為在網(wǎng)絡較差的條件下提供流暢清晰的音、視頻通訊提供多重保障，能夠極大程度解決參會網(wǎng)點眾多，網(wǎng)絡質(zhì)量良莠不齊的缺陷。能夠適應復雜多樣的網(wǎng)絡環(huán)境，高質(zhì)量高標準的實時溝通，提高工作效率、一方面為企業(yè)在各項業(yè)務的溝通、聯(lián)系中節(jié)省大量差旅開支，另一方面節(jié)約辦事時間，各種工作能夠合理把握時間，從容面對。與此同時，華望視頻會議系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)功能，支持PowerPoint、Word、Excel等各種OFFICE文檔以及PDF、Visio、AutoCAD、txt文檔、圖片等多種形式的文件，并支持超過500頁的超大文檔，高效實時的屏幕共享技術，支持MIS系統(tǒng)、GIS地圖軟件、CorelDraw平面設計軟件、網(wǎng)頁等程序共享，能滿足幾乎所有類別工作數(shù)據(jù)溝通需要。某種程度上、為企業(yè)在數(shù)據(jù)集散與傳輸上提供了一個快車道，節(jié)約了許多中間環(huán)節(jié)的時間，為企業(yè)提高實效大幅提升了空間。
與員工之間的交流/互動同樣不容忽視，華望視頻會議強大的會議錄制功能：支持兩種錄制方式：一種是視頻錄像，可以用普通播放器播放；另一種是會場錄制，錄制的內(nèi)容包括視頻、音頻、數(shù)據(jù)、文字等，系統(tǒng)自帶的播放器即可播放，一方面保證會議記錄的完整性，利于公司原始檔案的保存。另一方面讓召開高效高質(zhì)、低成本無浪費的員工培訓成為可能。讓員工在企業(yè)內(nèi)能夠得到良好的系統(tǒng)的職業(yè)與技術培訓，加速員工成長的同時增強員工的忠誠度，使員工與公司一通快速成長。
動態(tài)化、常態(tài)化的科學分配時間
卡普蘭教授后提到，由于環(huán)境變化，人們常常會陷入困境或碰到新的機會。作為企業(yè)領導者，如果要想生存和繁榮發(fā)展，就必須對自己的時間支配方式進行重新評估并適時改變。對不同角色關鍵任務的準確認知，加上例如華望視頻會議系統(tǒng)一類的科學、現(xiàn)代化的軟件、系統(tǒng)的幫助。將時間管理作為動態(tài)化、常態(tài)化的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃堅持下去。對于企業(yè)非常重要。
